Di zaman internet seperti sekarang ini, telah banyak perubahan dalam lingkungan kerja kita.
Banyak juga hal-hal positif yang dapat diasosiasikan dengan perkembangan teknologi, tetapi sayangnya perkembangan itu juga banyak menciptakan masalah-masalah baru yang dapat mengganggu produktivitas kita.
Lihat saja, aliran email Anda tidak henti-hentinya masuk dari pagi, siang sampai malam 24/7!
Sekarang Anda diharapkan untuk terus dapat dihubungi baik di jam kantor, jam luar kantor, ataupun weekend. Belum lagi kemudahan akses yang Anda berikan lewat ponsel, membuat Anda menjadi seorang yang diharuskan untuk multitasking.
This is what usually happens nowadays: Anda sedang berada di tengah-tengah meeting dan Anda juga sedangchatting dengan klien Anda di Blackberry Messenger, di saat yang sama Anda juga bertukar percakapan di WhatsApp dengan teman Anda melalui iPhone. Kemudian begitu Anda 'kembali' ke dalam ruangan meeting,Anda sadar Anda sudah tidak mengerti apa yang sedang dibicarakan.
Sounds familiar?
Apapun gangguan-gangguan pekerjaan yang sering Anda alami, enam langkah mudah ini akan membantu Anda untuk meningkatkan produktivitas dan performance Anda.
1. Put the Hardest One, First!
Mengerjakan pekerjaan yang paling ribet dan berat tidak pernah mudah, and trust me...pekerjaan itu tidak akan jadi lebih mudah apabila ditunda-tunda.
Maka dari itu lakukanlah pekerjaan yang menurut Anda paling berat di awal hari, saat Anda belum terganggu dengan deringan telepon, ping BBM ataupun jadwal-jadwal meeting.
Dengan begitu, Anda bisa lebih fokus dalam mengerjakan pekerjaan yang Anda anggap berat dan dapat menyelesaikannya dengan lebih cepat.
Tambah lagi, it feels really great to have that extra time of the day without worrying about the most undesirable task anymore.
Jadilah lebih produktif di kantor dengan langkah-langkah yang tepat.
2. Langkah Kecil Guna Mencapai Gol Besar
Seringkali kita langsung malas pada saat berhadapan dengan proyek yang besar, panjang, dan complicated. Padahal sebetulnya, sukses meng-handle proyek besar bisa berdampak bagus untuk karier Anda, lho!
Jangan biarkan Anda terintimidasi akan kerumitan sebuah proyek.
Satu siasat yang tepat untuk menangani proyek besar adalah untuk membaginya menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil agar Anda tidak pusing.
Buatlah daftar 'To-Do List' dan ikuti jadwal tersebut dengan seksama setiap harinya.
Dengan membagi sebuah proyek besar menjadi beberapa pekerjaan yang lebih kecil, Anda juga dapat menciptakan gol terhadap setiap pecahan proyek ini sehingga Anda dapat mendapatkan kepuasan setiap harinya dan membuat Anda makin termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan besar Anda.
3. Pusatkan Perhatian Anda
Kita semua punya momen di dalam meeting di mana fokus kita terganggu akibat gangguan dari gadget kita.
Seringkali, gangguan itu mengakibatkan kita keluar dari ruangan meeting tanpa hasil apa-apa. What a waste of time, right?
Okay, now let's try this... letakkan ponsel Anda dan gadget-gadget lainnya yang tidak berhubungan dengan aktivitas Anda saat itu dan mulai curahkan seluruh perhatian Anda pada apa yang sedang Anda kerjakan... the Buddhists call this "being in the present moment."
Percayalah, Anda akan terkejut dengan apa yang Anda dapat 'ambil' dari meeting Anda apabila Anda mencurahkan semua perhatian Anda.
4. Email Bisa Menunggu
Respon yang cepat memang baik untuk semua profesional di segala level.
Tetapi jangan biarkan aliran email yang tidak henti-hentinya mengganggu setiap pekerjaan Anda. Buatlah jadwal untuk membalas email Anda, seperti di pagi hari dan di sore hari. Dengan begitu Anda tidak perlu sedikit-sedikit memotong pekerjaan Anda untuk membalas email.
Ada baiknya juga Anda mendedikasikan waktu sekitar 60 sampai 90 menit untuk benar-benar bebas dari segala macam komunikasi (I'm talking about emails, phones, social media, or even people). Jadikan waktu itu menjadi waktu paling produktif Anda untuk mengerjakan hal-hal yang butuh fokus ekstra.
Apabila Anda seorang manajer, hal ini juga dapat membantu Anda untuk menciptakan kesan bahwa "I am not avalaible 24/7" - and that's one thing you really shouldn't be!
5. Tuliskan Semua Ide Anda
Tips ini datang dari David Allen, penulis buku Getting Things Done.
Kapanpun ada ide muncul atau Anda ingat hal-hal yang perlu Anda lakukan, segera catat.
Ini mungkin terdengar sangat simple tetapi kita seringkali terganggu dengan jadwal yang padat dan informasi-informasi baru yang masuk ke kepala kita sehingga kita akhirnya lupa ide-ide penting yang kita pikirkan sebelumnya.
Jadilah lebih produktif di kantor dengan langkah-langkah yang tepat.
6. Sisipkan 'Break Time'
Hal penting dalam produktivitas yang seringkali terlewatkan adalah meluangkan waktu untuk melakukan sesuatu yang benar-benar Anda senangi.
Entah itu bermain game, berolahraga, membaca artikel di majalah, atau keluar kantor untuk makan Tiramisu favorit Anda.
Apapun itu, sangatlah penting untuk meluangkan waktu untuk me-recharge diri Anda sehingga Anda lebih siap menghadapi pekerjaan-pekerjaan di depan Anda.
Hal yang paling penting dalam proses ini adalah mencari sebuah sistem yang paling bekerja untuk Anda dan berkomitmen untuk melakukannya.
Dan ingatlah untuk terus mencurahkan seluruh perhatian Anda pada saat Anda melakukan aktivitas Anda, entah itu pekerjaan kantor, meeting dengan klien, ataupun waktu liburan Anda.
